Régularisation de charges : comment la contester

Un courrier annonce « régularisation de charges : 780 euros », sans une ligne d’explication, et vous demande de payer sous quinzaine. Cette situation est fréquente, et la loi vous donne des armes précises. Elle ne dit pas que les charges sont interdites : elle dit qu’elles ne sont exigibles que sur justification, et elle vous ouvre un droit de regard sur les pièces.

Le principe : justification d’abord

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 pose que les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie :

• des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée ;
• des dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun ;
• des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.

Et il ajoute une limite décisive : la liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d’État. Ce qui n’y figure pas ne se récupère pas sur le locataire. C’est ce qui exclut, en principe, les travaux d’amélioration, les gros travaux qui incombent au propriétaire et ses frais de gestion.

Ce que le propriétaire doit vous remettre, et quand

Le même article organise un calendrier précis, souvent ignoré.

Un mois avant la régularisation, le bailleur vous communique :

• le décompte par nature de charges ;
• dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires ;
• le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et d’eau chaude collectifs et sur votre consommation individuelle.

Pendant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires. C’est votre droit de regard : vous pouvez demander à consulter les factures.

Enfin, le bailleur transmet également, à votre demande, le récapitulatif des charges du logement, par voie dématérialisée ou par voie postale.

Le premier courrier à envoyer

« Je vous demande communication du décompte par nature de charges pour la période concernée, du mode de répartition entre locataires, et la mise à disposition des pièces justificatives, conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. » Une demande précise, qui nomme les trois documents, obtient plus qu’une contestation générale.

Les provisions et la régularisation

Les charges peuvent donner lieu au versement de provisions, et dans ce cas elles doivent faire l’objet d’une régularisation annuelle. Les demandes de provisions sont elles-mêmes justifiées par la communication des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

Deux conséquences pratiques :

• une provision qui augmente fortement sans que le propriétaire produise les résultats antérieurs ou le budget prévisionnel est contestable ;
• une régularisation qui n’arrive jamais n’est pas une faveur : c’est un manquement, et cela vous prive de la vérification annuelle à laquelle vous avez droit.

Le rappel qui arrive avec des années de retard

C’est le cas qui fait le plus de dégâts, parce que la somme est lourde d’un coup.

Le texte prévoit une protection : lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième s’il en fait la demande. Retenez le « s’il en fait la demande » : ce droit n’est pas automatique, il faut le réclamer, par écrit.

À cela s’ajoute la prescription. Toutes les actions dérivant d’un contrat de bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer (article 7-1). Un rappel portant sur des charges très anciennes doit être examiné à cette aune.

Vérifier, poste par poste

Une contestation efficace ne dit pas « c’est trop cher ». Elle prend le décompte et le passe au crible :

• le poste est-il récupérable ? Entretien courant et menues réparations sur les parties communes, oui. Remplacement d’un équipement, travaux d’amélioration, honoraires de gestion, non.
• la répartition est-elle correcte ? En immeuble collectif, le mode de répartition doit vous avoir été communiqué. Vérifiez la clé appliquée à votre logement.
• le montant correspond-il à une dépense réelle ? C’est là que la consultation des pièces justificatives fait son office.
• les provisions déjà versées sont-elles déduites ? Additionnez-les sur la période, en vous appuyant sur la ventilation loyer et charges de vos quittances. Si le propriétaire refuse de vous les remettre, voyez le guide quittance de loyer refusée.

Si le désaccord persiste

Ne cessez pas de payer vos provisions courantes : le défaut de paiement vous met en tort, même quand vous avez raison sur la régularisation.

La commission départementale de conciliation est expressément compétente pour les litiges relatifs aux charges locatives (article 20). Sa saisine est gratuite, elle rend un avis dans un délai de deux mois, et cet avis peut être transmis au juge par l’une ou l’autre des parties. C’est la bonne étape avant le tribunal, et souvent la dernière nécessaire.